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135编辑器社群课如何利用远程办公工具提供工作效率

2020-03-19 09:07:53   

135编辑器社群课《如何利用远程办公工具提供工作效率》!

  疫情期间,想必大家也听过这样的一些表达。2003年非典整个带动了电商的一个快速增长,2020年的一个新冠肺炎却是让在线学习,还有在线教育这些平台得到了一个大的一个爆发,还有我们的在线办公平台,其视野的增长也是非常快的。我们在家办公的过程当中,一定离不开各种在家办公的工具,尤其是像一些石磨、一些会议的工具,相信大家一定在这一个期间用了很多这样的工具。

  

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  对于在家办公或者在线办公,每个人的观点和看法可能不一样,有些人那会觉得在家办公的一个月可能效率很低下,甚至觉得非常累。但是对于我而言,甚至对于我们公司而言,线上办公的效率其实是非常高的。甚至我自己判断高于在公司办公,有些人会说你说的有点夸张。

  为什么呢?因为我们在家办公的时候,其实我们节省了非常多的一些通行的一些时间以及我们整体上的沟通也是非常流畅,所以这导致了我们的整个工作效率,是适合在公司办公室,差不多甚至高于公司办公。当然,也有一些传统的企业,可能平时很少接触这些在线办公的一些软件呀或者工具,所以他们在这场疫情当中其实是非常难受的一种状态,因为他首先工具不会用;其次,效率非常低下,那最终导致的就是整个业务的一个下滑。那比较尴尬的是,刚刚复工,很多小伙伴也被通知到就是被裁员了,所以这一系列其实就是因为疫情影响了经济的发展,影响了整个企业的运转,所以这一切都非常的尴尬,让人觉得非常的难受。

  就2020年的这场疫情,对于一些远程办公的一些行业或者一些在线协作的一些行业工具,他们到底发生了什么或者疫情这个阶段对这些行业有什么影响或者有什么改变?我觉得是整个短期的一个疫情,其实催化了一些需求的爆发,我也在最开始的时候也给大家讲了,就是很多人其实是没有在家办公的一种习惯或者需求,但其实通过疫情在这样一个情况导致大家很多人都有这样的一个需求了,导致很多人都是被逼无奈的去在家办公。所以这里面和大家交流一个事情。在疫情期间远程办公的需求是非常大的一个增加你知道吗?很多工具类的平台,那开始跑马圈地啊,就是抢占一个市场,开放了一些VIP,其实也是希望在大家在一起的这个时间点内,能通过一些工具去提高自己的工作效率和学习效率。这里面再跟大家分享一个数据,就是腾讯文档就前一段时间了,大家应该也看到了一个数据,他们公布了一下自己的数据越活跃,用户已经突破了一点六亿。其实腾讯文档他是18年到19年才出来的一个新品牌对吧,然后在微信这个大的流量池子里面增长还是非常快,用户已经累计创作了超过了五亿份文档,所以这个量还是非常大的。

  那石墨文档呢,算比较老的一个文档。也是在新媒体圈子或者运营圈子里面被大家用得非常多的一个工具。他已经前段时间想想对大家关注了他们符号的小伙伴也看到了他们完成了B轮的一个千万美元的融资。那这里面他们的数据也给大家去聊一聊啊,他们的注册用户突破了两千八百万,企业用户已经突破了三十七万,他们的一个月PV月活跃,月访问用户也是超过了三点六亿。所以这一块的话,这个数据想必大家也可以了解一下,所以这也是整个疫情期间时间催化了这个市场的需求,有个大爆发。

  

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  很多用户的习惯得到了培养,我相信疫情期间大部分企业都执行了远程办公,远程办公这些习惯,我个人预判未来疫情就算结束之后,未来这个习惯也会逐步被大家去使用,哪怕是业余的一些啊,上班时间呀或者周末,这些上班时间大家会习惯用这些工具去远程办公。那其实我在整个公司里面其实是一个非常资深的一个工具控吧,我们公司在我的带领下面其实使用了非常多的一些工具,有印象笔记、滴答清单,也是大家离不开的,我也会在我后面的分享当中,具体给大家去讲怎么去用;

  嗯,对其实我觉得,除了公事上的一些习惯,还有就是一些,我举个例子在我们公司,我们约定了,是产品同事和运营同事每周二要开会,但是我会发现反而在公司上班的时候,每次都没有高质量的去完成。结果我们在家远程办公的时候雷打不动,每周二的下午三点多如期地去举行这样的一个沟通会议,反而在这样一个疫情期间得到了一些提高和一些养成。

  第三点,疫情期间,其实它催生了很多新兴的一些用户群体。怎么讲?举个很简单的例子,你会发现,无论是三线小城市还是五线小城市,还是很多大学生都在用什么,钉钉在上课对吧。前段时间还上了热搜小学生给钉钉打分,这些情况都是说,它催生了一个新兴的一个用户群体。

  第四个点,就是整个市场,它是其实是处于一个蓝海的状态。欧美的一些国家整个远程办公,在线办公的一个市场的一个渗透率提升达到了20%。你猜中国有多少?中国其实只有1%,所以中国国内的市场,他是一个非常大的一片蓝海,这片蓝海还需要我们这些习惯去用,也需要更多的一些工具去探索。比如我们的135编辑器,其实也是希望这些新媒体小编能通过这些工具实现一个远程办公,实现一个高效的办公的状态。

  接下来我想跟大家聊的就是远程办公,最大的挑战是什么?很多人说,我不会用工具,很多人说我不能自律,那我这里面想跟大家讲的是,其实我认为是有两个点,是非常大的一个挑战,也是在我带领我们公司去远程办公,而且我去制定一系列的规则过程当中,我就会发现最大的问题:一个是领导的管理能力。在远程办公,在运行期间,他是很明显的,就区别就能看得出来。有些领导管理能力非常强,有些领导,员工们都在家里面办公的时候,他会发现他完全失控了,很多进度根本没有办法去跟踪。所以对企业的管理者而言,远程办公最终考验考验的是管理者的能力和眼界,因为此时这场疫情完全是打破了我们过去的一些管理方式,还有一些我们的一些沟通方式其实也是突破了一个物理的一个空间上的一个限制。其实它是一种非常新的一种工作方式。

  远程办公对大家最大的挑战不是工具的选择。因为过去我的很多次的分享当中或者是我的一些粉丝私信。我说远程办公我到底怎么去适应他?他老说,我用什么工具,我觉得工具只是一种物体,一种形式。

  我在整个远程办公或者我在整个公司里面带团队过程当中我有哪些高效办公的秘诀。尤其在远程办公当中,我觉得虽然疫情可能快要结束了,但我觉得未来大家远程办公还是说和其他人是这种远程的合作方式,还是说大家去平时通过这些工具去高效工作的一种状态,我觉得都离不开我下面讲的这些思维和这些方法,大家可以去听一下。

  第一个,远程办公确实需要的是仪式感,仪式感真的是非常重要。我来给大家讲一下我的仪式感。我在远程办公的时候,对我而言,我除了起床,洗漱,吃饭这些事可能有一点仪式感。另外,对我而言非常重要的一个仪式感就是我吃完饭,我会打开书桌,然后站着办公,这时候我就有种仪式感,站着办公的时候就代表我要正视,达到一种上班,高效的状态,集中的状态,这是我自己的仪式感。然后另外我们团队的仪式感也是非常强。我在远程办公的时候会每天准时十点钟,因为我们十点钟大家在群里面都会准时的给我回复,别看这个小小的举动,其实就是证明大家都在线了,大家也准备有一个状态去工作了,这是仪式感之一。

  仪式感之二就是我们会在十点半的时候准时的去开晨会,这是雷打不动地执行。所以这我觉得是我们仪式感的两个是我们每天都需要去做的一些东西。

  第二个部分来和大家去聊的就是远程办公,其实是需要的是时间管理,时间管理不是在管理时间,因为我们每个人都管理不了时间,我们能管理的是什么,我们能管理的,唯有自己。好那这里面也给大家总结了三个点:

  远程办公也需要固定上班时间,我们会发现,远程办公的时候,每个人的上班时间是不一样的。为什么因为有些人说我爸妈我十点饭做好了午饭,另外一个说,我12点吃午饭,所以这导致就大家说我要去吃午饭了。吃完饭我再来看,在我们公司不允许,我们必须要做的就是大家所有人都是统一时间,到这个时间点,大家再去吃饭,因为出现一个问题,就是很多时候你去吃饭了,但是我们还是需要他去协调的时候就会发现没有办法去执行了。所以我们远程办公或者你在现场和一些同事去协作的时候,也要有非常强的一个时间观念,就是做到一个固定的一个时间。

  第二个呢,是给大家讲的是番茄工作法,番茄工作不知道的人可以百度一下,知道的人的话其实也很简单,就是我工作25分钟,休息五分钟,称为一个番茄。然后我完成四个番茄之后,我再休息一个非常长的一个时间点15分钟,非常重要,为什么呢?我在过去很长一段时间就去适应番茄工作法,前期不能适应,觉得非常机械。或许我发现我完全被手机或同事打扰,或者在家办公的时候,被爸妈的关爱打扰,所以这时候我就给自己强制使用番茄工作法。这25分钟,谁都别打扰我打扰我,所以我会在这25分钟之内是非常专注的一个状态。这25分钟之后,那五分钟休息的时候,我可以处理各种事情,所以这个工作法还是非常重要的。

  那第三个点的是一个非常重要的一个时间观念,这个有点废话,但是很多人都做不到,也是我在这次在家办公,阶段当中发现很多实习生或者我们的很多正式员工出现了一个问题,就是时间观念非常差。我们公司有一个文化,就是每天要写日报,不是给别人去看的,而是去总结今天自己做了什么,明天要做什么以及和其他部门同事去沟通一个进度、一个过程,所以这时候我就会发现,我每天让同事去固定时间给我发日报,就是说这个时间我不固定,是你来固定。

  第三部分就是远程办公,需要的是任务协作任务管理,远程办公需要的是任务管理和协作啊,这点还是真的非常重要,这也是我今天整个分享分享的全部当中的一个重点中的重点。那这里面大家要好好的去听了啊。你会发现大家很多人都在用石墨或者用印象笔记或者一系列的文档协作。其实大家缺少的一个工具是什么?任务协作清单协作,项目协作的一个工具,这也是很多人没有做到位的一个地方。这里面穿插一个我的一个工具方法论吧,嗯,我很多时候其实用的工具不多,三到四个工序是我每天都要打开,每时每刻都要去用,无论工作,生活,学习都会用的。

  

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  其实我们需要的是一个协作,写作需要的就是一个管理系统,作为管理者,最不愿意看到的是什么:失控。你想想,作为一个管理者,你根本不知道下面的员工这一个疫情期间他做了什么,你也不知道他完成了什么,你也不知道他的进步,你需要他配合你什么,那这样整个项目就属于一个失控状态,这个管理者也是一个失败的管理者。

  如何解决?这里面给大家讲一个点,那就是共同语言,就是我们要让公司的每一位同事都知道,我们本月的目标是什么,我们做这个项目的目标又是什么,让每一个同事目标非常清晰,甚至我们的路线都非常清晰。也就是说,达到这个目标,我要经过怎样的流程步骤,怎样的一些过程,每个同事要非常清晰。第二个技能是共同看见什么,不要只看见别人在做什么,我们也要互通,看见别人的进度在哪里,这时候我们才能配合起来,我们才能搭配起来,才能把事情做得更好。

  这里面非常重要的两个点是什么?第一个叫进度可视化,你们有没有一款工具能让你们的进度可视化。比如说我今天做了社群运营的方案,那你的进度有没有让其他同事看到。你做到哪一个地步了,需要其他人配合吗?有吗?这个就是你需要做的一件事情,拆解了十个任务,十个步骤。那这时候你要让别人看见你要让自己非常清晰,这十个步骤,我要用几天来完成,我今天完成到什么步骤了,接下来几天我要完成哪些事情......你的步骤,模块化的东西要非常清晰。

  如何解决第二个部分?我们公司统一用的工具叫滴答清单,它的好处什么的,我就不过多的解释了,当然大家也可以去选择一些其他清单内的一些系统。其实他们大同小异,但是很多工序都没有做到细节处,滴答清单里面我们用到的两个非常好的功能就是,一个是它的核心:清单,那这里面清单背后的东西是清单思维,大家可以推荐的革命这本书这本书很多人其实是没有清单思维的,把清单当做了闹钟,再用把清单当做了就是记事本在用,所以很多人还是没有用到减上面,第二个就是日常,日常的话,可以在日历里面去操作,也可以在清单里面去操作。

  接下来就跟大家去分享的是项目SOP的一个管理系统。项目管理系统就是当我们做完一个项目的时候,我一般会去梳理它的流程,梳理每一个细节。下一次我能交给其他同事,他都能做出来些,便于他能直接去操作,所以我做完每一次社群训练营或者做完每一次活动的时候,我都会把流程都写下来。最后把这些流程串起来,这时候就让人家下一次让用户操作的时候就会非常方便。对这是我们的项目的一个管理系统,也是期待大家把自己的方法论通过清单的形式去看你的其他同事都能操作好这个,就是我们的项目复盘,那也是我个人用的比较多啊,我的每一次分享的过程当中,最开始分享做线上或者线下做分享的时候,我会发现我不会做PPT,我也不会去做到底讲什么东西,当时让我非常苦恼,那最后我就通过我多次的练习或者学习,最终我就总结了自己的一套方法论,那这个方法论我就做成清单,做成我的管理系统,然后我每一次做分享的时候,我直接套这个方法,透着一个模板,就直接可以生成了,直接可以去把内容串起来了,所以这时候就非常高效。

  下一个呢,是我每日复盘的一个模板或者一个系统吧,大家也可以借鉴一下。再来讲一下,目标管理系统。目标管理系统其实也是项目管理系统,很多时候老板给我一个任务,这个月要赚一百万,那这一百万我要去做一系列的拆解,一系列的去建立这一个完成目标,建立这个行动的一个框架,一系列的针对框架,我要做一系列的子任务的一些拆解,然后最终把这个目标完成。我一般都会拆解到我的滴答清单系统里面,然后一步一步去完成,而不是拍脑袋就说一百万的营收,那这一百万的营收怎么去做。流程不清晰,思路不清晰,很多东西都没有拆解到非常小的点,那这时候很有可能,你的项目就会失败,很有可能,你根本没有办法完成你的目标。

  五年工具控就给大家推荐工具了。每一次新媒体的分享,我都会用这张图片。我觉得作为新媒体人,你非常重要的就是知识管理,你的信息可以去收藏,你的信息也要可以及时的去调取。这时候就需要的就是说你需要的这样一个神器,那我用的是印象笔记啊,它的功能和有道云笔记差不多,还有一些就微软的那些笔记都有一些共同之处。但是印象笔记大家千万不要和什么放在一起,因为不是协作工具,没有收藏的功能,也没有一系列标签管理啊、笔记本体系的管理,一系列的这样的功能是没有的。还有一篇文章,这篇文章会发给大家。

  第二个工具是滴答清单。刚刚在整个我的分享过程中也给大家去讲了,所以再分享一篇文章,就是我关于这滴答清单的一些看法。然后这三个呢,是我用的思维导图工具。这三款工具呢,也是我一直在用的,而且深度在用的就像微信一样,每天都在用的,所以这里面也分享给大家,大家感兴趣的话也可以去阅读一下我的文章,具体功能怎么用,我这里面我都不展开说了,因为功能的东西,我相信大家看一下教程都会了,核心的是背后的思考和方法论。

  最后呢,也是给大家推荐的,就是我自家的工具:Get智能写作。

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